Сейчас в ИТ-сфере набирают популярность так называемые Low Code системы. Вендоры Low Code говорят, что с помощью их продукта предприятия могут за месяцы цифровизоваться без профессиональных разработчиков. Так ли это на самом деле? Сколько времени на самом деле занимает разработка? В 2022 году мы решили проверить это на себе. Выбрали для этой цели платформу Бипиум.
Мы организуем мероприятия по всей стране, ведем статистику активностей и многое другое. До 2022 года мы вели учет этой информации в Google-таблице. Как вы знаете работать в таблицах не очень удобно, потому что 1000+ строк невозможно менеджерить вручную. Поэтому мы решили их заменить. При этом помимо учета у нас еще были и другие задачи, которые мы делали вручную: считали алтыны, отправляли письма, обрабатывали заявки на мероприятия.
Мы хотели автоматизировать работу с участниками сообщества: учет членов клуба и партнеров, начисление внутренней валюты, прием человека в сообщество, активность членов клуба, проведение мероприятий.
Также, нам было важно учитывать историю изменений информации об участниках клуба и избавиться от дублей и неактуальной информации.
На самом деле, чтобы создать систему, которая будет учитывать потребности каждого в команде клуба нужно было общаться со всеми. Мы с аналитиками Бипиума распутывали клубок мыслей каждого, чтобы в итоге у всех было единое понимание деятельности. Поэтому задействованы были все: учредители клуба, правление клуба, сотрудники и менеджеры.
Март — Май 2022
Собирали требования и проходили миллион кругов согласований со всеми пользователями системы. Делали тестовые демо-версии. В итоге получилось проанализировать деятельность и сформулировать первоначальные требования к системе.
Июнь — Сентябрь 2022
Первым делом нам сделали функционал по обработке заявок на мероприятие и
Теперь после заполнения формы на сайте данные попадают сразу в Бипиум. После принятия решения по заявке отправителю автоматически отправляется письмо с ответом от клуба.
Первые трудности возникли при интеграции с сайтом. Мы потеряли 3 месяца из-за подрядчиков, которые были ответственны за сайт. Когда сменили их, то разработка ускорилась и задачи закрывались за 1-2 дня.
На втором этапе нам реализовали функционал по обработке заявок на членство в клубе. Кандидаты регистрируются на сайте, их данные попадают в Бипиум. Если кандидатуру одобрят, то на почту ему придет письмо с паролем для продолжения регистрации. На этом этапе мы столкнулись с проблемой — за время внедрения системы у нас поменялись бизнес-процессы. Поэтому аналитикам пришлось заново собирать требования к системе.
В сентябре была готова пилотная версия системы, которой начали пользоваться некоторые сотрудники клуба. От начала проекта до первого использования системы прошло 6 месяцев.
Октябрь — Декабрь 2022
С октября по декабрь дорабатывали и внедряли новые функции: автоматические начисления баллов за участие в офлайн и онлайн мероприятиях, отправление писем на заявки, приглашения на мероприятия, уведомления о мероприятиях. Также, в декабре импортировали базу членов клуба из Google-таблиц в Бипиум.
Январь 2023
С начала января начали внедрять систему в работу клуба, исправлять ошибки, дорабатывать отдельные кейсы.
В результате мы получили инструмент для ведения работы Клуба. Избавились от задач, которыми не хотели заниматься вручную: начисление и списание алтынов/баллов по разным сценариям, формирование писем-приглашений и писем-отказов, отправка анкет и писем на email, автоматическое принятие одобренных кандидатов в члены клуба.
У нас появилась единая база участников сообщества и партнеров клуба, которая постоянно актуализируется. Информация по активности членов клуба автоматически попадает на сервера Битрикса и отображается в личном кабинете на сайте.
Появились удобные графики и отчеты внутри системы. По ним мы можем анализировать активность участников клуба, делать прогнозы по количеству участников мероприятий.
Облегчилась работа по переводу алтынов от одного участника сообщества к другому, теперь все операции по алтынам зафиксированы в системе.
Антон, CIO «я-ИТ-ы»
«Нравится гибкость системы. Понравилось, что можно быстро внедрять изменения. После введения системы в эксплуатацию мы поняли, что нужно было доработать. На LowCode это можно сделать в течение дня».
Дарья, Event Manager «я-ИТ-ы»
«Стало быстрее и удобнее работать с заявками в системе».
Рабочий прототип собрали за 6-месяцев. Полностью готовая система за 11-месяцев. По факту срок создания этой конкретной системы действительно быстрее, но из-за недобросовестных подрядчиков со стороны сайта время разработки увеличилось.
Пока разрабатывали систему успели несколько раз поменять требования.
LowCode помогает цифровизоваться когда не знаешь с чего начать.
Когда деятельность не описана, очень сложно ее автоматизировать. Потому что все процессы находятся в головах у разных людей.